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COME SNELLIRE I FLUSSI DI LAVORO

storie di successo

Utilizza i workflow per migliorare la produttività

Un workflow è una sequenza in cui vengono organizzati i processi quotidiani e definiti compiti e ruoli per raggiungere l’obiettivo desiderato e migliorare la produttività. 

Un workflow si occupa generalmente di processi di routine o ripetitivi che possono essere utilizzati in vari dipartimenti di un’azienda. Consente al management di disporre di strumenti per misurare e prevedere i tempi dei propri processi produttivi. 

Con i promemoria generati automaticamente e le notifiche di scadenza, i membri del team vengono generalmente mantenuti in linea con gli obiettivi di produzione e consegna senza dover ricevere solleciti e richiami via e-mail o senza dover pianificare riunioni del team. I collaboratori sono più efficienti ed efficaci nel portare a termine i propri compiti. Elimina la necessità di programmare riunioni continuative dei team per valutare lo stato dei lavori, stabilendo priorità e scadenze e delegando le attività ai membri del team tramite lo strumento integrato in Genialcloud per la gestione delle attività e dei progetti. Le notifiche generate automaticamente mantengono tutti sincronizzati e produttivi. 

Il workflow riduce gli errori umani impedendo che i processi quotidiani subiscano ritardi o interruzioni, migliora la comunicazione all’interno dell’azienda e riduce il turnover dei dipendenti. La gestione efficace del tempo all’interno dell’organizzazione produce profitti più elevati e permette di rispettare i budget stabiliti.

soluzione di riferimento

Genialcloud Facsys è la soluzione self-service cloud per la digitalizzazione, la conservazione e la condivisione dei documenti; lo strumento workflow integrato consente di gestire e automatizzare i processi di convalida e approvazione all’interno dell’azienda.

Vai alla soluzione

Benefici

Riduzione del lavoro ripetitivo

Il motore di workflow permette di eseguire i lavori ripetitivi più velocemente e senza errori umani. Anziché utilizzare l’automazione per sostituire le persone, il workflow consente di rendere la giornata lavorativa più interessante e produttiva, migliorando il morale e la motivazione generale all’interno dell’azienda.

Responsabilità migliorata

Genialcloud, la piattaforma di gestione e automazione dei processi aziendali, consente attraverso i workflow di mostrare con chiarezza le attività da svolgere, chi deve eseguirle e quando l’attività deve essere completata. Quando processi, compiti e obbiettivi sono chiaramente definiti, la direzione non deve intervenire fino a quando non è assolutamente necessario. Ciò migliora le relazioni tra la direzione e il personale.

Processi semplificati

Una migliore gestione del flusso di lavoro dei processi di business può fornire preziose informazioni sui passaggi da seguire in un processo. Ad esempio, Genialcloud è in grado di determinare quando due attività possono essere completate contemporaneamente anziché in sequenza. I manager possono anche scoprire che alcuni passaggi non sono necessari, il che consente alle aziende di fare scelte più informate su chi dovrebbe svolgere attività specifiche basate su competenze pertinenti.

Comunicazione migliorata

Genialcloud, la piattaforma di automazione dei processi aziendali, consente di eliminare l’utilizzo della carta, il che rende gli uffici più efficienti e le persone più comunicative. Il workflow offre ai dipendenti un modo per vedere chiaramente cosa sta succedendo e cosa deve succedere in futuro, garantendo il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane.

Accelerazione dei progetti

La gestione e l’automazione dei workflow in Genialcloud accelerano i tempi di relizzazione dei progetti. La direzione può impostare il software in modo che i dipendenti siano informati in caso di scadenza o mancato rispetto di una scadenza. I team leader possono anche assicurarsi che tutti i dipendenti vengano immediatamente informati di aggiornamenti delle linee guida o modifiche nella pianificazione.

Document Management

Il workflow di Genialcloud, applicato alla gestione documentale, permette di acquisire, condividere e archiviare documenti in modo automatico, applicando regole e gerarchie per l’approvazione; i processi aziendali che impiegano grandi quantità di documenti sono così semplificati, ottimizzando la distribuzione delle informazioni all’interno della propria organizzazione.

Funzionalità


Risorse umane

I workflow sono in grado di automatizzare l'invio della documentazione delle risorse umane, per le richieste di assenza, i servizi travel, le schede attività, sondaggi interni e resoconti. Genialcloud permette agli HR Manager di fornire un supporto superiore al personale fornendo un portale centralizzato per l'invio, l'approvazione e il monitoraggio delle richieste.

Vendite e marketing

Il team di vendita e marketing svolge un ruolo fondamentale per il successo di prodotti e servizi. Il "time to market" è fondamentale: Genialcloud assicura che i team non perderanno più tempo per attendere l'approvazione di sconti o di campagne di marketing.

Finanza e contabilità

L'ufficio finanza e contabilità è probabilmente il luogo in cui viene gestito la maggior quantità di documenti su base giornaliera, che comprende fatture, ricevute, ordini d'acquisti; spesso le procedure di convalida, accettazione e revisione generano sovraccarichi di lavoro ed errori umani. Genialcloud, attraverso l'automazione dei workflow, consente al team di automatizzare tutti i processi manuali, risparmiando tempo e garantendo conformità.

Project Management

L'obiettivo principale dei manager è creare l'ambiente migliore per far crescere i propri collaboratori. Assegnare le attività alle risorse con le skills più idonee, gestire i progetti senza ritardi, tenere traccia dei processi di produzione/fornitura e costruire un processo di supporto flessibile sono solo alcuni esempi di come i team possano utilizzare i workflow di Genialcloud per semplificare il lavoro e migliorare la produttività.

Servizio clienti

I workflow vengono spesso utilizzati nel servizio clienti e nel supporto tecnico quando si dispone di vari livelli di servizi. Un workflow è in grado di assegnare un'attività al livello di supporto (customer service) appropriato. Sulla base della richiesta del cliente o del suo problema specifico, il workflow fornisce istruzioni su come instradare e assegnare la richiesta.

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