Soluzione di gestione documentale potenziata con un motore di workflow
Collabora sempre e ovunque e ottimizza i flussi di lavoro
Genialcloud Facsys è la soluzione Avantune per la digitalizzazione, la conservazione e la condivisione dei documenti; lo strumento workflow integrato consente di gestire i processi di approvazione e di collaborazione all’interno dell’azienda; grazie alla sua interfaccia web, funziona con qualsiasi browser, qualsiasi sistema operativo e qualsiasi dispositivo, anche mobile.
I sistemi basati su carta richiedono molto spazio di archiviazione, che comporta un aumento di costi fissi in immobili (uffici, archivi, depositi). Il personale amministrativo può divenire molto oneroso a lungo termine. Genialcloud Facsys può ridurre significativamente tali costi.
Genialcloud Facsys consente la scansione e la conversione digitale dei documenti cartacei, con riconoscimento di tipo OCR, ICR, BarCode, portando efficienza nei processi di business e migliorando la sicurezza delle informazioni e la compatibilità con i processi documentali.
La maggior parte dei processi aziendali comporta comunicazioni sia interne che esterne. Alcune persone creano i documenti, altre li esaminano, li approvano e infine li consegnano. Con Genialcloud Facsys è possibile utilizzare le regole di convalida ed eseguire azioni specifiche sui documenti, come l’acquisizione di metadati, la classificazione dei documenti e la firma digitale elettronica, con processi automatici.
Genialcloud Facsys permette all’utente finale di definire le proprie classi documentali, configurando per ognuna il set di dati più idoneo per le attività di catalogazione e la ricerca.
Non è un segreto che la sicurezza sia una delle principali sfide per le grandi aziende. Genialcloud gestisce l’archiviazione sostitutiva dei documenti, la firma digitale, la marcatura temporale, il backup offline dei documenti, e la crittografia. I collaboratori possono bloccare la modifica di un documento da parte di altri utenti, specialmente durante la modifica del contenuto specie se off-line, sapere quando un documento condiviso è stato visualizzato o modificato da altri utenti e possono accedere e visionare direttamente da web la versione più recente dei file mantenendo comunque lo storico delle versioni precedenti.
Benefici
Archivia, condividi e collabora in massima sicurezza
La sicurezza informatica è un problema sempre più diffuso per le grandi organizzazioni e l'archiviazione online ti consentirà di stare tranquillo sapendo che le tue informazioni sono al sicuro. Con Genialcloud Facsys i documenti vengono archiviati nel cloud e sottoposti a backup automatico, quindi non dovrai preoccuparti di perdere informazioni in caso di emergenze. Soprattutto, puoi condividere in modo sicuro qualsiasi file nel sistema utilizzando protocolli web crittografati con soggetti sia all’interno che all’esterno della tua organizzazione.
Una volta nel sistema, trovare quello che stai cercando è facile e bastano pochi clic. Grazie alla possibilità di definire le tue classi documentali con metadati specifici, non devi più preoccuparti di perdere tempo a cercare i file. Puoi utilizzare la ricerca per visualizzare rapidamente i documenti che stai cercando e filtrare i risultati per restringere ulteriormente il campo, se necessario.
Una volta che i documenti vengono pubblicati, non sono scolpiti nella pietra. Puoi condividere e continuare a collaborare ai documenti direttamente dal tuo browser web con commenti di revisione, annotazioni, editor di testo, markup a livello di pagina e altro ancora. E’ possibile prevedere l’integrazione con sistemi di firma elettronica integrata con cui puoi produrre moduli, contratti e documenti legalmente firmati online in pochi secondi.
Puoi configurare le tue cartelle con un livello di sicurezza che ti consente di dare accesso solo a chi ne ha bisogno e decidere quali azioni può compiere sui documenti contenuti.
Se lavori da casa e ti rendi conto di aver lasciato il documento di cui avevi bisogno appoggiato sulla scrivania, non devi più tornare in ufficio. Tutti i tuoi documenti saranno sempre disponibili, ovunque, in qualsiasi momento.
Una volta nel sistema, trovare quello che stai cercando è facile e bastano pochi clic. Grazie alla possibilità di definire le tue classi documentali con metadati specifici, non devi più preoccuparti di perdere tempo a cercare i file. Puoi utilizzare la ricerca per visualizzare rapidamente i documenti che stai cercando e filtrare i risultati per restringere ulteriormente il campo, se necessario.
Una volta che i documenti vengono pubblicati, non sono scolpiti nella pietra. Puoi condividere e continuare a collaborare ai documenti direttamente dal tuo browser web con commenti di revisione, annotazioni, editor di testo, markup a livello di pagina e altro ancora. E’ possibile prevedere l’integrazione con sistemi di firma elettronica integrata con cui puoi produrre moduli, contratti e documenti legalmente firmati online in pochi secondi.
Puoi configurare le tue cartelle con un livello di sicurezza che ti consente di dare accesso solo a chi ne ha bisogno e decidere quali azioni può compiere sui documenti contenuti.
Se lavori da casa e ti rendi conto di aver lasciato il documento di cui avevi bisogno appoggiato sulla scrivania, non devi più tornare in ufficio. Tutti i tuoi documenti saranno sempre disponibili, ovunque, in qualsiasi momento.
Scansiona direttamente nel cloud
Con Genialcloud Facsys tutti i tuoi documenti cartacei vengono scansionati nel tuo archivio online e organizzati automaticamente con codice a barre o riconoscimento del testo. Puoi organizzare i tuoi file per tipo di documento, cliente, numero di pratica, ecc., qualunque cosa abbia senso per la tua attività.
Rendi la tua azienda più ecosostenibile
La tecnologia paperless non solo avvantaggia l'organizzazione e l'efficienza del lavoro della tua azienda, ma riduce il danno ambientale che altrimenti recheresti all'ambiente. L'archiviazione virtuale consente di risparmiare denaro e migliorare l'ambiente, eliminando carta, cartucce di inchiostro, timbri, spese postali, buste e molto altro ancora.
Risparmia spazio
La maggior parte dei documenti e fascicoli accumulati negli anni di lavoro può richiedere enormi quantità di spazio fisico di archiviazione. Con un sistema di archiviazione basato su cloud puoi archiviare i file raccolti in anni e anni di progetti, senza occupare nuovi uffici, risparmiando in costi immobiliari.
Elimina le macchine fax
Gestisci i fax della tua azienda dal tuo pc o smartphone. Sfrutta le potenti funzionalità di un server fax nel cloud, senza acquistare macchine fax e stampanti.
Ottimizza i processi con i workflow
Migliora le operazioni e i processi della tua azienda grazie all’implementazione di flussi di lavoro efficienti e ad un’efficace gestione delle risorse digitali. Modella processi di business complessi che ti permetteranno di mantere il controllo delle tue procedure operative e di conoscerne le tempistiche ed i punti critici per migliorare ed ottimizzare i rendimenti della tua azienda.
Componenti
Collaboration
Facsys Collaboration è il componente per la gestione documentale via web.
Gestisci, sincronizza e condividi i documenti e le informazioni della tua azienda.
Accedi sempre alla versione piu recente dei tuoi file.
Facsys Collaboration ti aiuta a:
• Gestire informazioni, metadati, tag, indice di testo, versioni di file, ricerca avanzata, permessi, pubblicazione e archiviazione
• Gestire qualsiasi file e documento in qualsiasi formato
• Ottenere un’anteprima direttamente sul web delle principali tipologie di documento (Word, Excel, PDF, etc.)
• Creazione o modifica dei documenti Office (Word ed Excel) direttamente da Web
• Accedere rapidamente alla versione più aggiornata dei documenti caricati
• Collaborare e condividere facilmente file all’interno e all’esterno dell’organizzazione senza compromettere la sicurezza
• Garantire una sicurezza multi-livello per proteggere le tue risorse digitali
• Tracciare l’accesso al documento/file e le modifiche da qualsiasi dispositivo
• Creare metriche per misurare le performance nell’esecuzione dei processi di gestione documentale
Gestisci, sincronizza e condividi i documenti e le informazioni della tua azienda.
Accedi sempre alla versione piu recente dei tuoi file.
Facsys Collaboration ti aiuta a:
• Gestire informazioni, metadati, tag, indice di testo, versioni di file, ricerca avanzata, permessi, pubblicazione e archiviazione
• Gestire qualsiasi file e documento in qualsiasi formato
• Ottenere un’anteprima direttamente sul web delle principali tipologie di documento (Word, Excel, PDF, etc.)
• Creazione o modifica dei documenti Office (Word ed Excel) direttamente da Web
• Accedere rapidamente alla versione più aggiornata dei documenti caricati
• Collaborare e condividere facilmente file all’interno e all’esterno dell’organizzazione senza compromettere la sicurezza
• Garantire una sicurezza multi-livello per proteggere le tue risorse digitali
• Tracciare l’accesso al documento/file e le modifiche da qualsiasi dispositivo
• Creare metriche per misurare le performance nell’esecuzione dei processi di gestione documentale
Secure Storage
Facsys Secure Storage garantisce l’integrità dei documenti e i requisiti di autenticità sono soddisfatti in base alle esigenze della tua azienda e alla legislazione nazionale.
Le misure di controllo, firma digitale e marcatura temporale, assicurano l’autenticità e l’integrità dei contenuti richiesti per il rispetto delle normative di legge.
• Gestire l’archiviazione, il backup offline, la crittografia, la firma digitale e la marcatura temporale dei documenti
• Certificare l’integrità e l’autenticità del documento con la firma digitale
• Effettuare la conservazione elettronica delle fatture elettroniche e sostitutiva dei documenti cartacei, secondo la normativa vigente
Le misure di controllo, firma digitale e marcatura temporale, assicurano l’autenticità e l’integrità dei contenuti richiesti per il rispetto delle normative di legge.
• Gestire l’archiviazione, il backup offline, la crittografia, la firma digitale e la marcatura temporale dei documenti
• Certificare l’integrità e l’autenticità del documento con la firma digitale
• Effettuare la conservazione elettronica delle fatture elettroniche e sostitutiva dei documenti cartacei, secondo la normativa vigente
Scanstation Pro
Facsys Scanstation Pro gestisce l’acquisizione di immagini e metadati da scanner o filesystem ed il riconoscimento OCR e Barcode.
Consente la scansione e la conversione dei documenti, con riconoscimento di tipo OCR, ICR, BarCode, che incrementa fortemente la produttività di coloro che acquisiscono documenti cartacei, portando efficienza nei processi di business e migliorando la sicurezza delle informazioni e la compatibilità con i processi documentali.
• Identifica e fascicola automaticamente i documenti scansionati mediante un controllo su codici a barre, patch code, riconoscimento testo o in base al layout del documento
• Indicizza i documenti attraverso l’estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni, li classifica attraverso i metadati e li pubblica su Facsys automaticamente
• Compatibile con i driver di scanner professionali ad alte prestazioni per scansioni ultrarapide
• Permette di impostare numerosi parametri di tuning per la scansione ed il riconoscimento OCR/Barcode
• Compatibile con un’ampia varietà di scanner, stampanti multifunzione e fotocopiatrici
Consente la scansione e la conversione dei documenti, con riconoscimento di tipo OCR, ICR, BarCode, che incrementa fortemente la produttività di coloro che acquisiscono documenti cartacei, portando efficienza nei processi di business e migliorando la sicurezza delle informazioni e la compatibilità con i processi documentali.
• Identifica e fascicola automaticamente i documenti scansionati mediante un controllo su codici a barre, patch code, riconoscimento testo o in base al layout del documento
• Indicizza i documenti attraverso l’estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni, li classifica attraverso i metadati e li pubblica su Facsys automaticamente
• Compatibile con i driver di scanner professionali ad alte prestazioni per scansioni ultrarapide
• Permette di impostare numerosi parametri di tuning per la scansione ed il riconoscimento OCR/Barcode
• Compatibile con un’ampia varietà di scanner, stampanti multifunzione e fotocopiatrici
Workflow
Facsys Workflow abilita l’implementazione di workflow a supporto di una gestione documentale integrata aiutando le organizzazioni a migliorare l’operatività ed a monitorare i processi rendendo il lavoro più efficiente ed efficace.
• Include un set completo di strumenti per creare, eseguire e monitorare i processi di business per un miglioramento continuo della produttività
• Consente di rappresentare agevolmente anche i più complessi contesti operativi, tramite la combinazione di pochi semplici elementi predefiniti, caratterizzati però da un’ampia flessibilità in fase di configurazione
• Realizzato utilizzando le più avanzate tecnologie di sviluppo, Facsys Workflow propone un design completamente web, personalizzabile e fruibile da qualsiasi dispositivo e con qualsiasi browser
• Comprende una consolle di amministrazione che consente di monitorare in tempo reale l’avanzamento di ogni singolo processo di workflow
• Permette l’archiviazione delle attività svolte dagli operatori e dal sistema quale documentazione di processo nell’elaborazione di ogni singolo elemento
• Annotando data ed ora di ogni singola operazione, consente di monitorare le perfomance del processo in modo da individuare i passaggi più onerosi o poco perfomanti ed apportare le necessarie modifiche ed ottimizzazioni, per una riduzione dei tempi ed un ritorno economico migliore.
Facsys Workflow offre un’interfaccia semplice e intuitiva che consente all’utente finale di definire e modellare processi aziendali, complessi, in maniera rapida ed efficace anche in assenza di particolari skill tecnici.
Nativamente integrato con i prodotti della suite Genialcloud, può essere facilmente interfacciato anche con software di terze parti.
Dotato di azioni e task predefiniti per soddisfare le esigenze più comuni di gestione dei processi aziendali, consente di estendere liberamente e in autonomia le implementazioni fornite, al fine di soddisfare le esigenze di modellazione più complesse.
Fax
Come inviare un fax da una piattaforma di file sharing
Genialcloud Facsys rende possibile inviare via fax o email i documenti pubblicati nel file repository, in pochi passaggi. Genialcloud Facsys include le seguenti funzionalità:• Consenti alla tua organizzazione di essere conforme ai regolamenti HIPAA
• Autenticazione Active Directory (AD)
• Notifiche dello stato del fax istantaneo
• Completa traccia di controllo delle attività di sistema e utente
• Piena integrazione con Microsft Office Suite
• Client web completo
• Percorso automatico basato sul flusso di lavoro, testo DID, riconosciuto (OCR’d), codice a barre, instradamento della linea, DNIS, CSI, ANI e ID chiamante
• Implementazione fisica e virtuale
• Supporto completo per le comunicazioni fax tramite linea IP
Come inviare un fax da un web browser
Con Genialcloud Facsys è possibile inviare un documento via fax attraverso qualsiasi web browser. L'applicazione include i seguenti connettori:Channel Connector
Connettore con il canale telefonico per inviare e ricevere fax. È possibile impostare canali diversi (analogico, digitale, FoIPFax su IP).
Possibilità di personalizzazione per connettere stampanti multifunzione e poter così inviare Fax direttamente dall’apparecchio.
Possibilità di personalizzazione per l’invio e la ricezione di fax tramite un indirizzo email opportunamente configurato su Outlook 365.
Come inviare un fax da mobile
Un vantaggio essenziale dell'utilizzo del connettore SMTP di Facsys è che gli utenti di Exchange hanno la possibilità di creare facilmente messaggi fax senza richiedere alcuna conoscenza dell'implementazione del server fax sottostante.Con Genialcloud Facsys gli utenti hanno a disposizione un potente motore di server fax che consente loro di inviare messaggi fax direttamente da Microsoft® Exchange, Outlook, Outlook Express e i più diffusi client di posta elettronica.
Gli utenti possono comporre messaggi fax nella finestra dei messaggi di Exchange o Outlook, o utilizzando l'applicazione di posta elettronica del proprio dispositivo mobile.
Video
Brochure
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