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COME GESTIRE LE PRESENZE 

storie di successo

Gestisci presenze, assenze e permessi dei collaboratori

Il personale è la risorsa più importante e spesso più costosa per la maggior parte delle aziende. Oggi è sempre più di fondamentale importanza gestire la forza lavoro in modo efficace per ottenere il massimo dagli investimenti in risorse umane. Una pianificazione efficace di turni e orari e il monitoraggio delle presenze sono la garanzia che le persone svolgano il proprio lavoro massimizzando la produttività e la redditività. 

Viviamo in un'epoca in cui le grandi aziende e i loro dipendenti operano in diversi sedi, con diversi fusi orari, con diversi turni, e il lavoro da remoto è oramai all'ordine del giorno. Ciò sta rendendo sempre più importante per i datori di lavoro tenere traccia delle ore lavorate dei propri dipendenti. 

Inoltre la conformità è una delle parti più importanti della gestione di un'impresa. Con un rilevatore di presenze/assenze, l'azienda ha la possibilità di rispettare tutte le normative sul lavoro e i contratti nazionali. In passato, il tempo, le presenze e il libro paga venivano gestiti manualmente sia dai dipendenti che dai datori di lavoro, con l'inevitabile rischio di commettere errori involontari e frodi. 

Genialcloud Proj Time è la soluzione digitale per la rilevazione di presenze/assenze e la gestione di permessi, che consente di elaborare ed esportare il cartellino di ogni dipendente automatizzando l'emissione delle buste paga. 

Grazie a Genialcloud Proj Time, le aziende possono tenere traccia di orari e presenze, pianificare i turni assicurandosi di disporre di tutte le risorse necessarie, e calcolare in modo automatico e accurato la retribuzione del dipendente, eliminando gli errori umani. 

Inoltre, un sistema digitale di gestione del tempo come Genialcloud Proj Time consente ai responsabili HR di analizzare le prestazioni e la produttività delle persone, favorendo politiche di promozioni e crescita professionale all'interno dell'organizzazione.

soluzione di riferimento

Genialcloud Proj è la soluzione integrata per l’ottimizzazione ed il controllo dei principali processi di business, che contiene moduli attivabili separatamente e accessibili via web, tra i quali: contabilità e finanza, controllo di gestione, magazzino, produzione, logistica, CRM e risorse umane.

Vai alla soluzione

Benefici


Risparmia tempo ed elimina i fogli di calcolo

Se stai utilizzando o hai mai utilizzato fogli di calcolo per pianificare i turni del personale, sarai fin troppo consapevole di quanto tempo possano richiedere.
Genialcloud Proj Time ha una schermata di gestione delle presenze/assenze semplice da usare che ti consentirà di pianificare in anticipo turni e orari di servizio.

Rispetta i tuoi budget

Indipendentemente dal fatto che i budget e i costi del personale siano controllati a livello centrale o gestiti separatamente da ogni ufficio, Genialcloud Proj Time può garantire di rispettare i budget previsti e intervenire in tempo per evitare scostamenti.

Ottimizza la comunicazione

Genialcloud Proj Time riduce drasticamente il tempo che l'ufficio risorse umane e i manager devono dedicare alla comunicazione con i dipendenti, in merito a ferie, permessi, turni e orari.

Ottimizza l'elaborazione delle buste paga

Un vantaggio chiave del monitoraggio del tempo e delle presenze è la capacità di assicurarsi che il personale rispetti le ore contrattuali e questo, a sua volta, è un elemento cruciale nel controllo dei costi. Ci sono molti modi per i dipendenti di timbrare in entrata o in uscita, che si tratti di un lettore PIN/Card/Fob, uno scanner biometrico o un'app mobile. Qualunque sia il metodo utilizzato, una soluzione intelligente come Genialcloud Proj Time può segnalare efficacemente se le ore contrattuali vengono rispettate e calcolare gli straordinari in base alle politiche aziendali. Con Genialcloud Proj Time è possibile impostare regole di arrotondamento automatizzate in modo che ai manager vengano notificate solo le eccezioni ritenute importanti.
La retribuzione del personale e gli straordinari vengono calcolati automaticamente dal sistema, ciò non solo riduce il tempo speso per i calcoli manuali, ma riduce anche il rischio di errore umano, entrambi i quali possono essere estremamente onerosi.

Aumenta la fiducia delle persone

Negli ultimi anni lavoratori, istituzioni e organizzazioni sindacali hanno accettato l'utilizzo di sistemi digitali per la rilevazione presenze/assenze, comprendendone l'estrema efficacia nel proteggere i dipendenti dallo sfruttamento. In una recente sentenza della Corte di giustizia europea, tutte le imprese all'interno dell'UE devono implementare una soluzione di registrazione del tempo per proteggere i lavoratori.

Proteggi i tuoi dati sensibili

C'è una buona ragione se gli uffici risorse umane/payroll sono chiusi a chiave nei giorni di chiusura aziendale: contengono i dati sensibili dei dei dipendenti, tra cui le informazioni contrattuali. Solitamente il personale HR è altamente affidabile nel mantenere l'integrità e la riservatezza di queste informazioni. Come ulteriore garanzia di sicurezza, Genialcloud Proj Time consente di impostare regole di accesso e gerarchie di permessi per far sì che i collaboratori possano visualizzare solo determinate informazioni in base al proprio ruolo in azienda.

Riduci il costo dell'assenteismo

Gestire efficacemente ogni tipo di assenza è un modo per ridurre significativamente i costi e aumentare la produttività in azienda. I report pianificati e in tempo reale consentono ai team delle risorse umane e ai manager di individuare casi di assenteismo eccessivo e di intervenire in tempo.

Riduci gli errori in busta paga

Gli errori nelle buste paga possono causare danni ingenti sia al datore di lavoro che al dipendente. La correzione manuale degli errori in busta paga comunemente richiede molto tempo e risorse. Grazie a Genialcloud Proj Time, le probabilità di errore calano drasticamente.

Previeni abusi e frodi

I processi manuali come i fogli presenze o gli straordinari approvati dal manager sono aperti ad abusi, frodi o semplicemente errori onesti. Con un sistema di rilevazione presenze/assenze come Genialcloud Proj Time, tutto è trasparente, accurato e completamente verificato. Le aziende possono persino installare lettori biometrici, come un lettore di impronte digitali o uno scanner dell'iride. Questo elimina la possibilità di imbrogli.

Funzionalità

App mobile

L'app Genialcloud Proj Time consente la rilevazione presenze del personale in smart working, in sede e in trasferta. Trasforma lo smartphone in un badge elettronico e tramite il rilevamento GPS o il sistema di localizzazione NFC garantisce la massima efficienza in sede e in lavoro agile.

Gestione dei permessi

Con Genialcloud Proj Time ogni persona può inserire richieste di permessi, ferie, smart working, trasferte, tramite qualsiasi dispositivo. Le richieste possono essere approvate automaticamente o possono attivare un workflow di approvazione indirizzato ai responsabili dei team, in base alle politiche aziendali.

Visibilità del cartellino

Il cartellino del lavoratore è compilato e aggiornato automaticamente, con orari di lavoro, timbrature, assenze e permessi; i manager possono avere una visione in tempo reale della situazione lavorativa dei propri collaboratori.

Facile integrazione

Genialcloud Proj Time è integrato nativamente con Proj AFC, il modulo ERP per l'amministrazione, finanza e controllo; è possibile inoltre integrarlo tramite API a qualsiasi software di terze parti per la gestione aziendale e l'elaborazione busta paga.

Report a portata di mano

Grazie all'integrazione con Genialcloud Analysis, la soluzione Avantune per la business analytics, è possibile costruire report dettagliati sulle ore lavorate dei collaboratori e monitorare tutte le metriche importanti per la produttività e la gestione dei costi del personale. E' possibile inoltre monitorare le ore lavorate per conto dei clienti, prevedendo i costi di commessa.

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