
COME CONTROLLARE LE TRASFERTE
Viaggi aziendali ai tempi dell'azienda 4.0
Tutte le grandi aziende devono tenere traccia delle spese sostenute dai propri collaboratori, per una corretta gestione di audit, contabilità e bilancio. Comunemente i dipendenti concordano l'itinerario di viaggio con l'ufficio Risorse Umane o ufficio booking, nelle realtà più strutturate, e presentano le note spese all'ufficio Amministrazione, che ha il compito di monitorare quanto l'azienda stia spendendo per viaggi e trasferte e documentare il tutto ai fini fiscali.
Molto spesso queste attività avvengono in maniera manuale con scambio di mail e impiegando grandi pile di documenti cartacei. Ciò può avere gravi conseguenze: le aziende rischiano che i dipendenti acquistino servizi al di fuori dei budget e delle policy e l'enorme quantità di documenti provoca ritardi nei rimborsi, errori involontari di contabilità, e perdita di tempo in processi manuali improduttivi. Inoltre le aziende possono subire effetti negativi nel loro cashflow a causa di note spese duplicate o fraudolente, e non possono fatturare ai clienti in modo preciso e puntuale le attività di commessa che includono viaggi e trasferte.
Genialcloud Proj TEM offre la gestione completa ed integrata delle trasferte di dipendenti e collaboratori. Permette di gestire la trasferta lungo tutto il suo ciclo di vita: pre, durante e post trasferta, dalla richiesta di autorizzazione della trasferta, alla raccolta di scontrini e ricevute, alla compilazione della nota spese e la verifica dei giustificativi, fino alla contabilizzazione e richiesta ed erogazione dei rimborsi. Si tratta dunque non di attività semplici e di poco conto ma di un vero e proprio flusso strutturato. Inoltre, Genialcloud consente alle varie figure Hr, Controller e ai Responsabili Finanziari di monitorare i costi di trasferta e costruire report in completa autonomia.
Con la App Genialcloud Proj Tem i dipendenti possono inviare le note spese e la relativa documentazione, comprese foto o scansioni di scontrini/ricevute fiscali, direttamente dai propri pc o smartphone, eliminando la compilazione di moduli cartacei da presentare in amministrazione. Il rimborso viene accelerato, eliminando la frustrazione derivante dai ritardi e aumentando la produttività.
Genialcloud Proj Tem è pensato sia per grandi realtà con molti trasfertisti che per quelle un po' più piccole che hanno pochi trasfertisti ma che fanno continue trasferte per esigenze di business.
soluzione di riferimento

Genialcloud Proj è la soluzione integrata per l’ottimizzazione ed il controllo dei principali processi di business, che contiene moduli attivabili separatamente e accessibili via web, tra i quali: contabilità e finanza, controllo di gestione, magazzino, produzione, logistica, CRM e risorse umane.
Benefici
Processi più veloci e più semplici
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Rimborso dei dipendenti più rapido
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Meno ritardi ed errori
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Maggiore efficienza operativa
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Visibilità migliorata
Produttività migliorata
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Possibilità di associare carte di credito
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Maggiore conformità alle policy aziendali
Genialcloud Proj Tem semplifica i processi di conformità classificando automaticamente le spese per fini fiscali o di audit.
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