Migliora la collaborazione e i flussi di lavoro

overview

Utilizza i workflow per migliorare la produttività

Un workflow è una sequenza in cui vengono organizzati i processi quotidiani e definiti compiti e ruoli per raggiungere l’obiettivo desiderato e migliorare la produttività.

Un workflow si occupa generalmente di processi di routine o ripetitivi che possono essere utilizzati in vari dipartimenti di un’azienda. Consente al management di disporre di strumenti per misurare e prevedere i tempi dei propri processi produttivi.

Con i promemoria generati automaticamente e le notifiche di scadenza, i membri del team vengono generalmente mantenuti in linea con gli obiettivi di produzione e consegna senza dover ricevere solleciti e richiami via e-mail o senza dover pianificare riunioni del team. I collaboratori sono più efficienti ed efficaci nel portare a termine i propri compiti. Elimina la necessità di programmare riunioni continuative dei team per valutare lo stato dei lavori, stabilendo priorità e scadenze e delegando le attività ai membri del team tramite lo strumento integrato in Genialcloud per la gestione delle attività e dei progetti. Le notifiche generate automaticamente mantengono tutti sincronizzati e produttivi.

Il workflow riduce gli errori umani impedendo che i processi quotidiani subiscano ritardi o interruzioni, migliora la comunicazione all’interno dell’azienda e riduce il turnover dei dipendenti. La gestione efficace del tempo all’interno dell’organizzazione produce profitti più elevati e permette di rispettare i budget stabiliti.

soluzione di riferimento

Genialcloud Facsys è la soluzione self-service cloud per la digitalizzazione, la conservazione e la condivisione dei documenti; lo strumento workflow integrato consente di gestire e automatizzare i processi di convalida e approvazione all’interno dell’azienda.

Benefit

Perchè è utile adottare i workflow in azienda?

Adottare i workflow per la gestione dei processi di business significa avviare un nuovo orientamento, tecnologico e culturale, che permette di velocizzare e semplificare i flussi di lavoro, aumentare la produttività e migliorare la competitività, rendendo l’organizzazione flessibile ai cambiamenti del mercato.

  • Riduzione del lavoro ripetitivo

    Il software di automazione può offrire ai dipendenti l’opportunità di impiegare più tempo su attività non ripetitive. Ciò consente ai datori di lavoro di espandere il livello di competenza dei dipendenti e offre a tali dipendenti la possibilità di lavorare su aspetti più coinvolgenti e stimolanti. Il workflow automatizzato permette di eseguire i lavori ripetitivi più velocemente e senza errori umani. Anziché utilizzare l’automazione per sostituire i dipendenti attuali, può essere utilizzato per rendere la giornata lavorativa più interessante e produttiva, migliorando il morale e la motivazione generale all’interno dell’azienda.

  • Responsabilità migliorata

    Genialcloud, la piattaforma di gestione e automazione dei processi aziendali, consente attraverso i workflow di mostrare con chiarezza quali attività sono necessarie, chi deve eseguirle e quando l’attività deve essere completata. Quando processi, compiti e obbiettivi sono chiaramente definiti, la direzione non deve intervenire fino a quando non è assolutamente necessario. Ciò migliora le relazioni tra la direzione e il personale. I database possono anche archiviare una registrazione di ciò che è accaduto nel sistema, consentendo alla direzione di controllare il comportamento, se necessario.

  • Processi semplificati

    Una migliore gestione del flusso di lavoro dei processi di business può fornire preziose informazioni sui passaggi da seguire in un processo. Ad esempio, Genialcloud è in grado di determinare quando due attività possono essere completate contemporaneamente anziché in sequenza. I manager possono anche scoprire che alcuni passaggi non sono necessari, il che consente alle aziende di fare scelte più informate su chi dovrebbe svolgere attività specifiche basate su competenze pertinenti.

  • Comunicazione migliorata

    Genialcloud, la piattaforma di automazione dei processi aziendali, consente di eliminare l’utilizzo della carta, il che rende gli uffici più efficienti e le persone più comunicative. Inoltre, ciò riduce i tassi di turnover dell’azienda, poiché la scarsa comunicazione tra gli uffici viene spesso citata come la ragione principale per lasciare un lavoro. Il workflow offre ai dipendenti un modo per vedere chiaramente cosa sta succedendo e cosa deve succedere in futuro, garantendo il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane.

  • Accelerazione dei progetti

    La gestione e l’automazione dei workflow in Genialcloud accelerano i tempi tra la definizione di un progetto e la sua approvazione interna. La direzione può impostare il software in modo che informi i dipendenti in caso di scadenza o mancato rispetto di una scadenza. I team leader possono anche assicurarsi che tutti i dipendenti vengano immediatamente informati di eventuali nuovi progetti, aggiornamenti delle linee guida o modifiche nella pianificazione. Il tempo così risparmiato fornisce all’azienda lo slancio per passare costantemente a nuovi progetti.

  • Document Management

    Genialcloud ti consente di convertire documenti cartacei in file digitali e di archiviare in sicurezza i tuoi dati; i tuoi documenti e informazioni sensibili sono accessibili con qualsiasi dispositivo e protetti attraverso connessioni crittografate.
    Il workflow di Genialcloud, applicato alla gestione documentale, permette di acquisire, condividere e archiviare documenti in modo automatico, applicando regole e gerarchie per l’approvazione; i processi aziendali che impiegano grandi quantità di documenti sono così semplificati, ottimizzando la distribuzione delle informazioni all’interno della propria organizzazione.

I workflow ottimizzano le attività di ogni area aziendale

Scopri come qualsiasi ufficio aziendale può utilizzare i workflow di Genialcloud per aumentare la produttività.

I workflow sono in grado di automatizzare l'invio della documentazione delle risorse umane, per le richieste di assenza, i servizi travel, le schede attività, sondaggi interni e resoconti. Genialcloud permette agli HR Manager di fornire un supporto superiore al personale fornendo un portale centralizzato per l'invio, l'approvazione e il monitoraggio delle richieste.
Il team di vendita e marketing svolge un ruolo fondamentale per il successo di prodotti e servizi.
Il "time to market" è fondamentale: Genialcloud assicura che i team non perderanno più tempo per attendere l'approvazione di sconti o di campagne di marketing.
L'ufficio finanza e contabilità è probabilmente il luogo in cui viene gestito la maggior quantità di documenti su base giornaliera, che comprende fatture, ricevute, ordini d'acquisti; spesso le procedure di convalida, accettazione e revisione generano sovraccarichi di lavoro ed errori umani. Genialcloud, attraverso l'automazione dei workflow, consente al team di automatizzare tutti i processi manuali, risparmiando tempo e garantendo conformità.
L'obiettivo principale dei manager è creare l'ambiente migliore per far crescere i propri collaboratori.
Assegnare le attività alle risorse con le skills più idonee, gestire i progetti senza ritardi, tenere traccia dei processi di produzione/fornitura e costruire un processo di supporto flessibile sono solo alcuni esempi di come i team possano utilizzare i workflow di Genialcloud per semplificare il lavoro e migliorare la produttività.
I workflow vengono spesso utilizzati nel servizio clienti e nel supporto tecnico quando si dispone di vari livelli di servizi. Un workflow è in grado di assegnare un'attività al livello di supporto (customer service) appropriato. Sulla base della richiesta del cliente o del suo problema specifico, il workflow fornisce istruzioni su come instradare e assegnare la richiesta.
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