Digitalizza il tuo ufficio ed elimina la carta

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Gestisci i tuoi documenti con un'unica piattaforma

La rapida digitalizzazione ha portato a una crescita esponenziale dei dati e dei documenti aziendali. Ogni giorno le aziende creano e gestiscono enormi quantità di documenti commerciali, contratti, offerte, proposte di acquisto, materiale di marketing, linee guida per le risorse umane, manuali di formazione ecc.

L’organizzazione dei file digitali è troppo spesso un aspetto trascurato nella gestione aziendale.

Secondo un sondaggio condotto da Gartner, un’azienda spende mediamente 120 $/anno in manodopera per trovare un documento errato e altri 220 $/anno per riprodurre un documento perduto. Questa ricerca rivela inoltre che il 7,5% di tutti i documenti organizzativi scompare nel nulla, mentre il 3% viene erroneamente compilato. Infine, la maggior parte dei dipendenti spreca il 10% del proprio tempo prezioso a cercare documenti e il disordine documentale rappresenta il 21,3% della perdita di produttività.

Il sistema di Document Management presente in Genialcloud svolge un ruolo essenziale nel rendere tutte le attività di gestione dei documenti più semplici, veloci e automatiche, eliminando la carta e migliorando la produttività delle persone.

soluzione di riferimento

Genialcloud Facsys è la soluzione self-service cloud per la digitalizzazione, la conservazione e la condivisione dei documenti; lo strumento workflow integrato consente di gestire e automatizzare i processi di convalida e approvazione all’interno dell’azienda.

benefit

Quali sono i vantaggi di Genialcloud?

Grazie alla gestione digitale dei documenti, Genialcloud porta nelle aziende enormi benefici:

  • Flussi di lavoro migliorati

    La maggior parte dei processi aziendali comporta comunicazioni sia interne (da dipartimento a dipartimento) che esterne (da e verso terze parti). Alcune persone creano i documenti, altri esaminano, approvano e infine consegnano.
    Con Genialcloud è possibile utilizzare le regole di convalida ed eseguire azioni specifiche sui documenti, come l’acquisizione di metadati, la classificazione dei documenti e la firma digitale elettronica, senza coinvolgimento umano. Ciò accelera i processi aziendali e ne migliora la qualità.

  • Spazio di archiviazione ridotto

    I sistemi basati su carta richiedono molto spazio di archiviazione, che comporta un aumento di costi fissi in immobili (uffici, archivi, depositi). Il personale che si occupa di archiviazione può divenire molto oneroso a lungo termine. Un sistema di gestione elettronica dei documenti può ridurre significativamente tali costi. Genialcloud, grazie al tool Scanstation Pro, consente la scansione e la conversione digitale dei documenti cartacei, con riconoscimento di tipo OCR, ICR, BarCode, portando efficienza nei processi di business e migliorando la sicurezza delle informazioni e la compatibilità con i processi documentali.

  • Sicurezza avanzata

    Non è un segreto che la sicurezza sia una delle principali sfide per la maggior parte delle aziende. La gestione manuale dei documenti è vulnerabile ad attacchi hacker, che hanno l’obiettivo di rubare dati sensibili. Con Genialcloud puoi applicare regole di accesso e permessi per ogni file e cartella, controllando le tracce di chi ha visualizzato e modificato un documento, nonché l’ora in cui è stato effettuato l’accesso. Genialcloud gestisce l’archiviazione sostitutiva dei documenti, la firma digitale, la marcatura temporale, il backup offline dei documenti, la crittografia e la masterizzazione del supporto di archiviazione.

  • Migliore collaborazione

    Genialcloud consente di gestire, sincronizzare e condividere i documenti e le informazioni della tua azienda. I collaboratori possono sapere quando un altro documento condiviso è stato visitato e modificato da altri collaboratori, e possono accedere sempre alla versione più recente dei tuoi file.

  • Backup e ripristino di emergenza

    Con Genialcloud tutti i documenti sono archiviati in un repository centralizzato e condiviso per gestire indici, tag, meta-dati, checkin/checkout, file versioning, funzionalità di pubblicazione, archiviazione e ripristino.

fax

Reinventa il modo di archiviare documenti e inviare fax

GENIALCLOUD PER LE AZIENDE

Oggi la corsa delle aziende verso la digitalizzazione sta subendo una forte crescita, tuttavia è spesso necessaria l’evoluzione di vecchie tecnologie affinchè le aziende possano far fronte a tutti gli adempimenti. Genialcloud  è una soluzione per la collaborazione e la gestione documentale, che trasforma i vecchi strumenti come il fax e le stampanti in processi digitali. Gli utenti hanno a disposizione strumenti innovativi di condivisione, approvazione e gestione dei documenti, e possono inviarli all’esterno tramite fax e email con il proprio pc/mobile; possono inoltre ricevere fax e archiviarli nel File Repository di Genialcloud.

Come inviare un fax da una piattaforma di file sharing

Genialcloud rende possibile inviare via fax o email i documenti pubblicati all’interno del File Repository di Facsys, in pochi semplici passaggi.

Come inviare un fax da un web browser

Con Genialcloud è possibile inviare un documento via fax attraverso qualsiasi web browser. L’app include i seguenti connettori:

Channel Connector: connettore con il canale telefonico per inviare e ricevere fax. È possibile impostare canali diversi (analogico, digitale, FoIPFax su IP).
MFP Connector: connettore per integrare fax e le stampanti multifunzione.
Office 365 Connector: consente l’integrazione tra Facsys e il provider cloud di posta compreso nella suite Microsoft Office 365.

Come inviare un fax da un mobile

Attraverso il connettore SMTP gli utenti hanno la possibilità di creare facilmente messaggi fax senza richiedere alcuna conoscenza dell’implementazione del server fax sottostante.

Con Genialcloud gli utenti hanno a disposizione un potente motore di server fax che consente loro di inviare messaggi fax direttamente attraverso Exchange, Outlook e i più diffusi client di posta.

Gli utenti possono comporre messaggi fax nella finestra dei messaggi di Exchange o Outlook, o utilizzando l’applicazione di posta elettronica del proprio dispositivo mobile.

GENIALCLOUD PER LE TELCO

Grazie a Genialcloud, le Telco possono offrire ai clienti un numero di fax dedicato che consentirà a questi di inviare e ricevere fax dalle caselle di posta elettronica oppure dall’account Geniacloud, accessibile tramite PC, smartphone o tablet. I tuoi clienti usano ancora un apparecchio fax? Taglia le spese relative a linea telefonica, carta e inchiostro e fai spazio negli uffici.

✔ Nessuna macchina fax necessaria
Dimentica fax smarriti, fogli inceppati, problemi con la carta e il toner.

✔ Risparmio assicurato
Inviare fax via Internet permetterà ai tuoi clienti di risparmiare sui costi di attivazione e manutenzione tipici della linea fax fissa.

✔ Nessun software da installare
Nessun bisogno d’installare programmi su computer, email o app. Con Genialcloud i tuoi clienti potranno utilizzare il fax dovunque ed in qualunque momento.

✔ Privacy e sicurezza
Tieni i fax al riparo da sguardi indiscreti. Con Genialcloud i fax in entrata e in uscita sono conservati in modo sicuro nel cloud e senza limiti di archiviazione.

✔ Contratti flessibili
Offri ai tuoi clienti formule contrattuali flessibili, flat o a consumo. Nessun contratto fisso o a lungo termine: genialcloud consente di disdire in qualsiasi momento.

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